Etapas del Tablero de Trabajos

La etapa Consultas está destinada a los clientes que ya se han puesto en contacto con el taller, pero todavía no han programado una visita y cuyo vehículo aún no ha llegado al taller.

Por ejemplo, un cliente puede llamar, enviar un mensaje o realizar una consulta sobre una avería, una posible reparación, el precio de un servicio o la disponibilidad del taller.

En este caso se crea una orden de trabajo para guardar la información del cliente, del vehículo y de la consulta.

Si el cliente decide acudir al taller, se establecen una fecha y una hora estimadas de llegada. A continuación, la orden de trabajo se traslada a Programado.

Cuando se crea una orden de trabajo, la información del cliente se guarda automáticamente en el sistema interno de gestión de clientes de WEMOTICS, dentro de Clientes.

Aunque la consulta no termine en una visita o reparación, la información de contacto del cliente permanece guardada y puede utilizarse para futuras consultas y para la gestión de la relación con el cliente.

Las órdenes de trabajo que permanecen en Consultas durante más de un mes se archivan automáticamente para mantener organizado el tablero de Trabajos activo.

Archivar una orden de trabajo no elimina al cliente del sistema. Su información continúa disponible en Clientes.

La etapa Programado se utiliza para todas las visitas futuras confirmadas cuando el vehículo todavía no ha llegado al taller.

Las órdenes de trabajo que se encuentran en esta etapa deben tener una fecha y una hora futuras de llegada del vehículo.

Una cita de diagnóstico debe permanecer en Programado hasta que el vehículo llegue físicamente al taller. Esto también se aplica cuando el precio del diagnóstico ya se conoce.

Cuando el vehículo llega al taller, la orden de trabajo se traslada a la etapa que represente lo que ocurrirá a continuación.

Programado también se utiliza cuando una misma reparación requiere que el vehículo vuelva al taller en otra fecha.

Por ejemplo, el vehículo puede haber sido inspeccionado o diagnosticado, pero las piezas necesarias para la reparación pueden tardar varios días en llegar.

Si el vehículo no necesita permanecer en el taller, puede devolverse al cliente y programarse una nueva fecha de llegada.

No es necesario crear una nueva orden de trabajo. La orden existente se traslada de nuevo a Programado.

Toda la información de la visita anterior permanece dentro de la misma orden de trabajo, incluidos los diagnósticos, las inspecciones, los trabajos, las piezas, los precios, las aprobaciones y los comentarios.

La etapa Presupuestos está destinada a los vehículos que ya han llegado físicamente al taller, pero cuyos trabajos necesarios y costes todavía se están evaluando o están pendientes de la aprobación del cliente.

Es la etapa situada entre la llegada del vehículo y la aprobación definitiva de los trabajos necesarios.

Si un vehículo tiene una cita futura para un diagnóstico, su orden de trabajo permanece en Programado hasta que llegue al taller.

Cuando el vehículo llega físicamente y comienza el diagnóstico, la inspección o la evaluación de la reparación, la orden de trabajo se traslada a Presupuestos.

Presupuestos no se utiliza para citas futuras. Una orden de trabajo en esta etapa indica que el vehículo ya se encuentra en el taller.

Una vez identificados los trabajos necesarios, se puede preparar un presupuesto de reparación y enviarlo al cliente para su aprobación.

Cuando el cliente aprueba los trabajos, la orden de trabajo se traslada a Trabajo Aprobado.

Si el cliente se lleva el vehículo y debe regresar más adelante, por ejemplo cuando lleguen las piezas solicitadas, se establece una nueva fecha de llegada y la misma orden de trabajo vuelve a Programado.

La etapa Trabajo Aprobado está destinada a los vehículos que se encuentran en el taller y cuyos trabajos aprobados están pendientes de comenzar.

La orden de trabajo puede trasladarse a Trabajo Aprobado cuando el cliente aprueba el presupuesto o autoriza de otra forma los trabajos acordados.

El vehículo también puede permanecer en esta etapa mientras el taller espera las piezas necesarias, siempre que el propio vehículo permanezca físicamente en el taller.

Esta etapa permite a los mecánicos identificar claramente qué vehículos están preparados, o suficientemente preparados, para comenzar los trabajos.

Cuando el mecánico empieza a trabajar físicamente en el vehículo, la orden de trabajo se traslada a En Progreso.

Si el vehículo se devuelve al cliente y debe regresar otro día, la orden de trabajo vuelve a Programado.

La etapa En Progreso muestra los vehículos en los que los mecánicos están trabajando activamente en ese momento.

Cuando un mecánico comienza a realizar los trabajos aprobados, la orden de trabajo se traslada de Trabajo Aprobado a En Progreso.

Esta etapa ofrece una visión en tiempo real de la carga de trabajo activa del taller y permite que todo el equipo vea qué vehículos se están reparando en ese momento.

Cuando se han completado todos los trabajos necesarios, la orden de trabajo se traslada a Completado.

La etapa Completado muestra los vehículos para los que ya se han terminado todos los trabajos necesarios del taller.

Cuando el mecánico finaliza los trabajos, la orden de trabajo se traslada de En Progreso a Completado. De esta forma, el vehículo se retira de la cola de trabajos activos y todo el equipo puede ver que la reparación ha finalizado.

El trabajo completado también pasa a formar parte del Historial de Servicio del vehículo.

Cuando el mismo vehículo regrese al taller en el futuro, se podrán consultar sus visitas anteriores, las reparaciones realizadas y las piezas utilizadas.

La regla principal del tablero de Trabajos es:

La etapa de la orden de trabajo debe mostrar dónde se encuentra el vehículo y qué está ocurriendo con él en ese momento.

Por tanto, una orden de trabajo no tiene que pasar siempre por todas las etapas. Su recorrido depende de la situación concreta del cliente y del vehículo.

Cuando el cliente realiza primero una consulta

Consultas → Programado → Presupuestos → Trabajo Aprobado → En Progreso → Completado

El cliente realiza una consulta, se programa una visita, el vehículo llega y se evalúan los trabajos necesarios, el cliente aprueba los trabajos, comienza la reparación y finalmente se completan todos los trabajos.

Cuando el cliente reserva una visita inmediatamente

Programado → Presupuestos → Trabajo Aprobado → En Progreso → Completado

Si el cliente acuerda una fecha de visita durante la primera conversación, no es necesario colocar primero la orden de trabajo en Consultas.

En el caso de un diagnóstico

Mientras el vehículo todavía no haya llegado:

Programado

Cuando el vehículo llega y comienza el diagnóstico:

Programado → Presupuestos

Cuando el cliente aprueba los trabajos identificados durante el diagnóstico:

Presupuestos → Trabajo Aprobado → En Progreso → Completado

Cuando el vehículo debe regresar más adelante

Si el vehículo ya ha sido inspeccionado, pero el cliente se lo lleva y debe regresar más adelante, por ejemplo cuando lleguen las piezas solicitadas:

Presupuestos o Trabajo Aprobado → Programado → Trabajo Aprobado → En Progreso → Completado

No es necesario crear una nueva orden de trabajo.

El vehículo todavía no está en el taller:

Consultas → Programado

El vehículo ya está en el taller:

Presupuestos → Trabajo Aprobado → En Progreso → Completado

Esta división permite entender en tiempo real la situación actual de cada orden de trabajo.

Consultas significa que el cliente ha contactado con el taller, pero todavía no se ha programado una visita.

Programado significa que el vehículo tiene una visita futura confirmada, pero todavía no ha llegado al taller.

Presupuestos significa que el vehículo ya está en el taller. Se está realizando el diagnóstico, la inspección o la evaluación de los trabajos, se está preparando un presupuesto o se está esperando la aprobación del cliente.

Trabajo Aprobado significa que el vehículo está en el taller, los trabajos necesarios han sido aprobados y están pendientes de comenzar.

En Progreso significa que un mecánico está trabajando activamente en el vehículo.

Completado significa que todos los trabajos necesarios del taller han finalizado.

El tablero de Trabajos debe reflejar siempre la situación real y actual del vehículo. Mantener las órdenes de trabajo en las etapas correctas permite que todo el equipo vea inmediatamente qué vehículos tienen una próxima visita, cuáles ya están en el taller y se están evaluando, cuáles esperan el inicio de los trabajos, cuáles se están reparando actualmente y cuáles ya están completados.