Crear un Nuevo Trabajo

Cuando un cliente se pone en contacto con el taller, selecciona “Nuevo Trabajo” → “Consulta”.

Esta opción permite registrar inmediatamente la consulta, aunque todavía no se sepa si el cliente reservará una visita o continuará con la reparación.

No es necesario introducir manualmente todos los datos del vehículo.

Solicita al cliente la matrícula, introdúcela en el campo “Matrícula” y selecciona “Buscar Datos”.

Esto permite recopilar rápidamente la información necesaria mientras se habla con el cliente y reduce tanto el trabajo manual como los posibles errores.

Todos los campos pueden introducirse o modificarse manualmente cuando sea necesario. La información adicional está disponible mediante la opción “Más Detalles del Vehículo”.

Utiliza el campo “Descripción del Problema” para registrar el problema comunicado por el cliente o el servicio solicitado.

Incluye toda la información relevante disponible. La descripción se guarda en la ficha de trabajo y puede ampliarse o modificarse posteriormente.

Wemotics AI también puede utilizar esta información para sugerir servicios de reparación, tiempo estimado de trabajo y piezas necesarias.

Selecciona “Crear Consulta” para guardar la información.

La nueva ficha aparece en la columna “Consultas” del panel de Trabajos.

Al mismo tiempo, el cliente se guarda en “Clientes”, que funciona como el sistema integrado de gestión de clientes del taller. Los datos del cliente y del vehículo solo tienen que introducirse una vez y pueden reutilizarse en futuras consultas o visitas.

Si la consulta no continúa, la ficha se archiva automáticamente después del periodo establecido. El registro del cliente permanece disponible en “Clientes”.

Si el mismo cliente vuelve a ponerse en contacto con el taller, introduce la matrícula del vehículo. Wemotics puede detectar que ya existe un registro y reutilizar los datos guardados, evitando la creación de duplicados.

En algunos casos, el servicio necesario se identifica durante la primera conversación con el cliente. Puede tratarse de un diagnóstico, un cambio de aceite y filtros, una sustitución de pastillas de freno u otro servicio claramente definido.

Guarda la Consulta y mueve la ficha desde “Consultas” hasta “Presupuestos”.

La columna “Presupuestos” se utiliza para las propuestas de clientes y los trabajos en los que el taller ya ha comenzado a preparar el alcance y el precio estimados de la reparación.

Abre la ficha de trabajo y accede a “Trabajos y Piezas”. Aquí puedes añadir los servicios previstos, el tiempo estimado, las piezas necesarias y los precios.

El presupuesto no tiene que ser definitivo en esta etapa. Puede actualizarse posteriormente si una inspección inicial revela trabajos o piezas adicionales.

Cuando se acuerde la visita, añade a la ficha la fecha y la hora previstas de llegada. La consulta, el presupuesto y cualquier información añadida posteriormente permanecerán vinculados al mismo trabajo.

Selecciona “Programado” cuando el cliente ya haya acordado una futura visita al taller.

Esta opción también es adecuada cuando el vehículo debe inspeccionarse antes de determinar los trabajos necesarios o preparar un presupuesto preciso.

No es necesario guardar primero el trabajo como una Consulta. En el formulario “Nuevo Trabajo de Reparación”, selecciona directamente “Programado”.

Todos los datos del cliente, del vehículo y de la Descripción del Problema introducidos anteriormente se conservarán.

Al seleccionar “Programado”, aparece la sección “Horario” con dos campos adicionales:

Indica la fecha y la hora acordadas en las que el cliente debería llevar el vehículo al taller.

Completa el resto de la información y selecciona “Programar Llegada”. La ficha se guardará directamente en la columna “Programado” del panel de Trabajos.

Cuando el vehículo llegue realmente al taller, mueve la ficha a “Presupuestos” o “Trabajo Aprobado”, según la situación de la reparación. En ese momento, el sistema registra la fecha y la hora reales de llegada.

Selecciona “Nuevo Trabajo” → “Llegado” cuando el vehículo ya esté físicamente en el taller y todavía no exista una ficha de trabajo.

Esta opción permite subir una foto de la matrícula y utilizar el reconocimiento automático. Resulta especialmente práctica cuando el trabajo se crea desde un teléfono.

Selecciona “Subir Foto de Matrícula” y carga una imagen en la que la matrícula sea claramente visible.

Wemotics automáticamente:

En este caso, no es necesario introducir la matrícula manualmente ni seleccionar “Buscar Datos”.

La sección “Matrícula Detectada” muestra el número reconocido. Cuando la información se carga correctamente, los campos correspondientes aparecen como “Autocompletado”.

La Marca, el Modelo, el Año, la información del motor, el VIN y otros datos disponibles pueden rellenarse automáticamente. Toda la información puede revisarse y modificarse manualmente.

Completa los “Detalles del Cliente” y la “Descripción del Problema”.

También puedes añadir más imágenes en la sección “Fotos” para documentar el estado del vehículo o el problema comunicado. Para seleccionar imágenes adicionales, utiliza el botón “Choose Files”.

Cuando hayas completado la información, selecciona “Crear Trabajo”.

Como el vehículo ya está en el taller, la nueva ficha se guarda directamente en la columna “Trabajo Aprobado”.

Selecciona la opción que mejor represente la situación real:

Un flujo habitual puede ser:

Consultas → Presupuestos → Programado → Trabajo Aprobado → En Progreso → Completado

No todos los trabajos tienen que pasar por todas las etapas. Según la situación, un trabajo puede comenzar directamente como “Programado” o “Llegado”.

El objetivo es reflejar el recorrido real del cliente, mantener conectados los datos del cliente, del vehículo y de la reparación, y evitar introducir la misma información varias veces.

Independientemente de si el proceso comienza como “Consulta”, “Programado” o “Llegado”, Wemotics crea una ficha que se convierte en el espacio principal para gestionar toda la reparación.

A medida que avanza el trabajo, la misma ficha puede moverse por las etapas correspondientes del panel de Trabajos sin volver a introducir la información.

En la ficha de trabajo, el equipo puede gestionar: