Užsakymų lentos stadijos

Stadija Užklausos skirta klientams, kurie jau susisiekė su autoservisu, tačiau dar nesuplanuotas jų vizitas, o automobilis dar neatvyko į servisą.

Pavyzdžiui, klientas gali paskambinti, parašyti žinutę arba pateikti užklausą dėl automobilio gedimo, galimo remonto, kainos arba autoserviso užimtumo.

Tokiu atveju sukuriama užsakymo kortelė, kurioje išsaugoma kliento, automobilio ir pateiktos užklausos informacija.

Jeigu klientas nusprendžia atvykti į autoservisą, užsakymo kortelėje nustatoma planuojama automobilio atvykimo data ir laikas. Tuomet kortelė perkeliama į stadiją Suplanuota.

Sukūrus užsakymo kortelę, kliento informacija automatiškai išsaugoma WEMOTICS vidinėje klientų valdymo sistemoje, skiltyje Klientai.

Net jeigu užklausa nesibaigia automobilio vizitu arba remontu, kliento kontaktinė informacija lieka sistemoje ir gali būti naudojama būsimoms užklausoms bei santykiams su klientu valdyti.

Užsakymo kortelės, kurios stadijoje Užklausos išlieka ilgiau negu vieną mėnesį, automatiškai archyvuojamos. Taip aktyvi Užsakymų lenta išlieka tvarkinga.

Užsakymo kortelės archyvavimas nepašalina kliento iš vidinės klientų sistemos. Jo informacija ir toliau lieka pasiekiama skiltyje Klientai.

Stadija Suplanuota naudojama visiems patvirtintiems būsimiems vizitams, kai automobilis dar nėra atvykęs į autoservisą.

Šioje stadijoje esančios užsakymo kortelės turi turėti būsimą automobilio atvykimo datą ir laiką.

Diagnostikos vizitas turi likti stadijoje Suplanuota tol, kol automobilis fiziškai atvyksta į autoservisą. Tai galioja net tada, kai diagnostikos paslaugos kaina jau yra žinoma.

Automobiliui fiziškai atvykus, užsakymo kortelė perkeliama į stadiją, kuri atitinka tolesnį darbų procesą.

Stadija Suplanuota taip pat naudojama, kai tam pačiam remontui automobilis turi grįžti į autoservisą kitą dieną.

Pavyzdžiui, automobilis jau galėjo būti patikrintas arba diagnozuotas, tačiau remontui reikalingų detalių pristatymas gali užtrukti kelias dienas.

Jeigu automobiliui nebūtina likti autoservise, jis gali būti grąžintas klientui ir jam nustatyta nauja atvykimo data.

Tokiu atveju naujos užsakymo kortelės kurti nereikia. Esama kortelė perkeliama atgal į stadiją Suplanuota.

Visa ankstesnio vizito informacija išlieka toje pačioje užsakymo kortelėje, įskaitant diagnostikos informaciją, patikras, numatytus darbus, detales, kainas, kliento patvirtinimus ir komentarus.

Stadija Sąmatos skirta automobiliams, kurie jau fiziškai atvyko į autoservisą, tačiau reikalingi darbai ir jų kaina dar tik vertinami arba laukiama kliento patvirtinimo.

Tai tarpinė stadija tarp automobilio atvykimo ir galutinio reikalingų darbų patvirtinimo.

Jeigu automobiliui suplanuotas būsimas diagnostikos vizitas, jo užsakymo kortelė lieka stadijoje Suplanuota tol, kol automobilis atvyksta.

Kai automobilis fiziškai atvyksta į autoservisą ir pradedama diagnostika, patikra arba reikalingų darbų vertinimas, užsakymo kortelė perkeliama į stadiją Sąmatos.

Stadija Sąmatos nėra skirta būsimiems vizitams. Šioje stadijoje esanti užsakymo kortelė reiškia, kad automobilis jau yra autoservise.

Nustačius reikalingus darbus, galima paruošti remonto sąmatą ir išsiųsti ją klientui patvirtinti.

Klientui patvirtinus darbus, užsakymo kortelė perkeliama į stadiją Patvirtinti darbai.

Jeigu klientas pasiima automobilį ir turi grįžti kitą dieną, pavyzdžiui, atvykus užsakytoms detalėms, nustatoma nauja atvykimo data, o ta pati užsakymo kortelė perkeliama atgal į stadiją Suplanuota.

Stadija Patvirtinti darbai skirta automobiliams, kurie yra autoservise ir kuriems patvirtinti darbai dar laukia pradžios.

Užsakymo kortelė gali būti perkelta į stadiją Patvirtinti darbai, kai klientas patvirtina paruoštą sąmatą arba kitu būdu suteikia leidimą atlikti suderintus darbus.

Automobilis taip pat gali likti šioje stadijoje, kol autoservisas laukia remontui reikalingų detalių, jeigu pats automobilis tuo metu lieka autoservise.

Ši stadija leidžia mechanikams aiškiai matyti, kurie automobiliai jau yra paruošti arba pakankamai paruošti darbų pradžiai.

Kai mechanikas faktiškai pradeda dirbti prie automobilio, užsakymo kortelė perkeliama į stadiją Vykdoma.

Jeigu automobilis grąžinamas klientui ir turi atvykti kitą dieną, užsakymo kortelė perkeliama į stadiją Suplanuota.

Stadija Vykdoma rodo automobilius, prie kurių mechanikai aktyviai dirba šiuo metu.

Kai mechanikas pradeda atlikti kliento patvirtintus darbus, užsakymo kortelė iš stadijos Patvirtinti darbai perkeliama į stadiją Vykdoma.

Ši stadija realiuoju laiku parodo aktyvų autoserviso darbo krūvį ir leidžia visai komandai matyti, kurie automobiliai šiuo metu remontuojami.

Atlikus visus reikalingus autoserviso darbus, užsakymo kortelė perkeliama į stadiją Užbaigta.

Stadija Užbaigta rodo automobilius, kuriems visi reikalingi autoserviso darbai jau atlikti.

Mechanikui baigus darbus, užsakymo kortelė iš stadijos Vykdoma perkeliama į stadiją Užbaigta. Taip automobilis pašalinamas iš aktyvių darbų eilės, o visa komanda gali matyti, kad remontas baigtas.

Užbaigtas darbas taip pat tampa automobilio Service History dalimi.

Kai tas pats automobilis ateityje vėl atvyksta į autoservisą, galima peržiūrėti ankstesnius jo vizitus, atliktus remontus ir panaudotas detales.

Pagrindinė Užsakymų lentos taisyklė:

Užsakymo kortelės stadija turi parodyti, kur šiuo metu yra automobilis ir kas su juo vyksta.

Užsakymo kortelė neprivalo kiekvieną kartą pereiti per visas stadijas. Jos kelias priklauso nuo konkrečios kliento ir automobilio situacijos.

Kai klientas pirmiausia pateikia užklausą

Užklausos → Suplanuota → Sąmatos → Patvirtinti darbai → Vykdoma → Užbaigta

Klientas pateikia užklausą, suplanuojamas vizitas, automobilis atvyksta ir vertinami reikalingi darbai, klientas patvirtina darbus, pradedamas remontas ir galiausiai visi darbai užbaigiami.

Kai klientas iš karto užsako vizitą

Suplanuota → Sąmatos → Patvirtinti darbai → Vykdoma → Užbaigta

Jeigu klientas jau pirmojo pokalbio metu susitaria dėl konkretaus vizito, užsakymo kortelės nereikia pirmiausia perkelti į stadiją Užklausos.

Diagnostikos atveju

Kol automobilis dar neatvyko:

Suplanuota

Automobiliui atvykus ir prasidėjus diagnostikai:

Suplanuota → Sąmatos

Klientui patvirtinus diagnostikos metu nustatytus darbus:

Sąmatos → Patvirtinti darbai → Vykdoma → Užbaigta

Kai automobilis turi grįžti vėliau

Jeigu automobilis jau patikrintas, tačiau klientas jį pasiima ir turi grįžti kitą dieną, pavyzdžiui, atvykus užsakytoms detalėms:

Sąmatos arba Patvirtinti darbai → Suplanuota → Patvirtinti darbai → Vykdoma → Užbaigta

Naujos užsakymo kortelės kurti nereikia.

Automobilio dar nėra autoservise:

Užklausos → Suplanuota

Automobilis jau yra autoservise:

Sąmatos → Patvirtinti darbai → Vykdoma → Užbaigta

Toks suskirstymas leidžia realiuoju laiku suprasti dabartinę kiekvieno užsakymo situaciją.

Užklausos reiškia, kad klientas jau kreipėsi į autoservisą, tačiau vizitas dar nesuplanuotas.

Suplanuota reiškia, kad automobiliui nustatytas būsimas vizitas, tačiau jis dar nėra autoservise.

Sąmatos reiškia, kad automobilis jau yra autoservise. Atliekama diagnostika, patikra arba reikalingų darbų vertinimas, ruošiama sąmata arba laukiama kliento patvirtinimo.

Patvirtinti darbai reiškia, kad automobilis yra autoservise, reikalingi darbai patvirtinti ir laukia pradžios.

Vykdoma reiškia, kad mechanikas šiuo metu aktyviai dirba prie automobilio.

Užbaigta reiškia, kad visi reikalingi autoserviso darbai jau atlikti.

Užsakymų lenta visada turi atspindėti realią dabartinę automobilio situaciją. Laikant užsakymo korteles tinkamose stadijose, visa komanda gali iš karto matyti, kokie automobiliai turi atvykti, kurie jau yra autoservise ir vertinami, kurie laukia darbų pradžios, kurie šiuo metu remontuojami ir kurių darbai jau užbaigti.