Naujo užsakymo kūrimas

Kai klientas susisiekia su dirbtuvėmis, pasirinkite „Naujas užsakymas“ → „Užklausa“.

Šis pasirinkimas leidžia iš karto užregistruoti kreipimąsi, net jeigu dar neaišku, ar klientas rezervuos apsilankymą ir tęs remontą.

Norint užpildyti automobilio informaciją, nebūtina visų duomenų įvesti rankiniu būdu.

Paprašykite kliento automobilio valstybinio numerio, įveskite jį į lauką „Valstybinis numeris“ ir pasirinkite „Gauti duomenis“.

Tai leidžia greitai surinkti reikalingą informaciją pokalbio su klientu metu, sumažina rankinio darbo kiekį ir galimų įvedimo klaidų riziką.

Prireikus visus automobilio laukus galima užpildyti arba pakoreguoti rankiniu būdu. Papildomi duomenys pasiekiami pasirinkus „Daugiau automobilio informacijos“.

Lauke „Problemos aprašymas“ įrašykite kliento nurodytą problemą arba pageidaujamą paslaugą.

Rekomenduojama pateikti kuo daugiau naudingos informacijos. Aprašymas išsaugomas Užsakymo kortelėje, todėl vėliau jį galima papildyti arba patikslinti.

Šią informaciją Wemotics AI taip pat gali naudoti siūlydamas remonto paslaugas, preliminarią darbų trukmę ir reikalingas dalis.

Norėdami išsaugoti kreipimąsi, pasirinkite „Sukurti užklausą“.

Sukurta Užsakymo kortelė rodoma Užsakymų lentos stulpelyje „Užklausos“.

Kartu klientas išsaugomas skiltyje „Klientai“, kuri veikia kaip integruota dirbtuvių klientų valdymo sistema. Kliento ir automobilio duomenis pakanka įvesti vieną kartą, o vėliau juos galima naudoti naujoms užklausoms ir apsilankymams.

Jeigu užklausa nebetęsiama, po nustatyto laikotarpio Užsakymo kortelė automatiškai archyvuojama. Kliento įrašas iš skilties „Klientai“ nepašalinamas.

Tam pačiam klientui susisiekus dar kartą, įvedus valstybinį numerį sistema gali atpažinti jau esantį automobilį ir pasiūlyti anksčiau išsaugotus kliento bei automobilio duomenis. Taip išvengiama pasikartojančių įrašų.

Kartais reikalinga paslauga paaiškėja jau pirmojo pokalbio su klientu metu. Tai gali būti diagnostika, alyvos ir filtrų keitimas, stabdžių kaladėlių keitimas arba kita aiškiai apibrėžta paslauga.

Tokiu atveju išsaugokite užklausą ir perkelkite Užsakymo kortelę iš „Užklausos“ į „Sąmatos“.

Stulpelis „Sąmatos“ skirtas pasiūlymams ir užsakymams, kuriems dirbtuvės pradėjo rengti numatomų darbų apimtį bei kainą.

Atidarykite Užsakymo kortelę ir pereikite į „Darbai ir dalys“. Čia galima pridėti numatomas paslaugas, darbų trukmę, reikalingas dalis ir kainas.

Šiame etape sąmata dar neprivalo būti galutinė. Ją galima papildyti vėliau, pavyzdžiui, kai pirminės apžiūros metu nustatomi papildomi darbai arba dalys.

Susitarus dėl apsilankymo, Užsakymo kortelėje nurodykite planuojamą atvykimo datą ir laiką. Užklausa, sąmata ir visi vėlesni papildymai lieka susieti su ta pačia Užsakymo kortele.

Pasirinkite „Suplanuotas“, kai klientas jau susitarė dėl būsimo apsilankymo dirbtuvėse.

Šis variantas tinka ir tada, kai automobilį pirmiausia reikia apžiūrėti, o tik po apžiūros bus galima nustatyti reikalingus darbus arba parengti tikslią sąmatą.

Tokiu atveju užsakymo nebūtina pirmiausia išsaugoti kaip užklausos. Naujo užsakymo formos viršuje iš karto pasirinkite „Suplanuotas“.

Visa anksčiau įvesta kliento, automobilio ir problemos informacija išsaugoma.

Pasirinkus „Suplanuotas“, formoje atsiranda skiltis „Tvarkaraštis“ su papildomais laukais:

Nurodykite sutartą datą ir laiką, kada klientas turėtų pristatyti automobilį į dirbtuves.

Užpildę likusią informaciją pasirinkite „Suplanuoti atvykimą“. Užsakymo kortelė išsaugoma tiesiai Užsakymų lentos stulpelyje „Suplanuota“.

Kai automobilis faktiškai atvyksta, perkelkite Užsakymo kortelę į „Sąmatos“ arba „Patvirtinti darbai“, atsižvelgdami į esamą remonto situaciją. Perkėlimo metu sistema užfiksuoja faktinę automobilio atvykimo datą ir laiką.

Pasirinkite „Naujas užsakymas“ → „Atvykęs“, kai automobilis jau yra dirbtuvėse, tačiau jam dar nebuvo sukurta Užsakymo kortelė.

Šiame režime galima įkelti automobilio valstybinio numerio nuotrauką ir pasinaudoti automatiniu numerio atpažinimu. Tai ypač patogu kuriant užsakymą telefonu.

Pasirinkite „Įkelti numerio nuotrauką“ ir įkelkite nuotrauką, kurioje automobilio valstybinis numeris yra aiškiai matomas.

Tokiu atveju valstybinio numerio nereikia įvesti rankiniu būdu ar papildomai rinktis „Gauti duomenis“.

Automatiškai gali būti užpildyta automobilio markė, modelis, metai, variklio informacija, VIN ir kiti prieinami duomenys. Visą informaciją galima peržiūrėti ir prireikus pakoreguoti rankiniu būdu.

Užpildykite likusią kliento informaciją ir „Problemos aprašymą“. Jei reikia užfiksuoti automobilio būklę arba kliento nurodytą problemą, galima pridėti daugiau nuotraukų.

Baigę pasirinkite „Sukurti užsakymą“.

Kadangi automobilis jau yra dirbtuvėse, nauja Užsakymo kortelė išsaugoma stulpelyje „Patvirtinti darbai“.

Rinkitės tą pradžios būdą, kuris geriausiai atitinka tikrąją kliento situaciją:

Įprasta užsakymo eiga gali atrodyti taip:

Užklausos → Sąmatos → Suplanuota → Patvirtinti darbai → Vykdoma → Užbaigta

Ne kiekvienas užsakymas privalo pereiti visus etapus. Atsižvelgiant į situaciją, jį galima pradėti tiesiogiai kaip „Suplanuotas“ arba „Atvykęs“.

Svarbiausia, kad kliento, automobilio ir remonto informacija per visą procesą liktų susieta su tuo pačiu įrašu ir jos nereikėtų įvesti pakartotinai.

Nepriklausomai nuo pasirinkto pradžios būdo, Wemotics sukuria Užsakymo kortelę, kuri tampa pagrindine viso remonto proceso darbo vieta.

Vykstant darbams ta pati Užsakymo kortelė gali būti perkeliama per aktualius Užsakymų lentos etapus. Kliento, automobilio ir problemos informacijos pakartotinai įvesti nereikia.